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Dank der modernen Informationstechnologie kann die «Zettelwirtschaft» im Bereich der Maschinenverwaltung teilweise oder ganz abgeschafft werden. Ebenso ist für den Überblick über Materialien und Artikel im Lager eine konsequente digitale Inventarisierung bedeutsam. Die gewonnenen Daten ermöglichen zudem Rückschlüsse über Produktivität und Nutzungszyklen und können in Kalkulation und Abrechnung mit einfliessen.

Wie lange war der Radlader auf der Baustelle? Wann muss der Lkw zur Prüfung? Wer hatte die defekte Motorsäge, und wann kommt sie aus der Reparatur? Solche Fragen stellen sich tagtäglich. Weil Fahrzeuge, Maschinen, Geräte und Materialien wichtige Kostenfaktoren im Garten- und Landschaftsbau sind, lohnt es sich, dies genau unter die Lupe zu nehmen. Grenzen gibt es nicht: So können, wie allgemein im Datenmanagement, beliebig viele Daten auf unterschiedliche Weise erfasst und diese beliebig verknüpft und ausgewertet werden – je nachdem, was das unternehmerische Ziel ist. Hier ist also eine betriebliche Entscheidung ­zu treffen, wenn die Prozesse konkret von der ­Maschinenverwaltung unterstützt werden sollen. Reicht eine einfache Inventarisierung, die laufend von den Mitarbeitern händisch aktualisiert wird? Oder ist auch die Verknüpfung beispielsweise mit Mitarbeiter- und Projektdaten gefordert? Ist eine automatisierte Datenerfassung gewünscht? Sollen Daten online übermittelt werden? Möglich ist bei den aktuellen IT-Lösungen auf dem Markt fast alles. Wer hier konsequent arbeitet, erhält am Ende einen geschlossenen Datenkreislauf.

Möglichkeiten und Vorteile der Inventarisierung auf einen Blick:
umfassende Datenerhebung
mehr Transparenz für die Buchführung
kontrollierte Ausgabe und Rückgabe von Maschinen, Geräten und Lager­artikeln
erleichterte Disposition von Fahrzeugen, Maschinen, Geräten, Materialien
Rückverfolgung, falls etwas verschwindet oder vergessen wird
kein unnötiger Einsatz von Mietmaschinen
keine sinnlose Blockierung von Lagerflächen
erleichterte Aktualisierung von Daten, Reduzierung von Doppelarbeit
Verknüpfung von Maschinen-/Gerätedaten mit Kostenstellen / Bautrupps/Mitarbeitenden / Projekten
Einbinden der Daten in das betriebliche Abrechnungssystem; dadurch zeitnahe Abrechnung und Rechnungsstellung
Reduzierung von Fehlern und Ungenauigkeiten sowie exakte Rentabilitätsprüfungen
Sensibilisierung der Mitarbeitenden im Umgang mit Fahrzeugen, Maschinen und Lagerartikeln
Unterstützung bei Pflege, Wartung und Prüfung des Fuhrparks durch automatisiertes Terminmanagement
Gewinnung von Auswertungen, Übersichten und Präsentationen für die Geschäftsführung als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen
Einrichtung eines Onlinezugriffes auf die Datenbank
Verknüpfung mit mobiler Datenerfassung und Arbeitszeiterfassungssystem

Wie spart man sich die Dateneingabe per Hand?
Mit einer digitalen Inventarisierung fängt alles an. Bei einer einfachen Maschinen- und Geräteinventarisierung sind zur jeweiligen Inventarnummer die Seriennummer und alle weiteren wichtigen Informationen und Dokumente wie Bedienungsanleitungen oder Reparaturrechnungen hinterlegt. Dabei stellt sich die Frage, wie man sich die Dateneingabe per Hand erspart. Bestehende Stammdaten können in die neue Maschinen-/Geräteverwaltung importiert werden. Das sollte in jedem Fall von dem Software-anbieter ermöglicht werden. Bei kleinen Unternehmen mit entsprechend kleinem Datenbestand kann bei Aufbau und Pflege der Datenbank eine klassische Eingabe per Tastatur und Maus noch immer die wirtschaftlichste Lösung sein. Falls die mobile Datenerfassung bereits in einem Betrieb im Einsatz ist, so könnte darauf aufgebaut werden. Die Mitarbeitenden managen dann mit ihren Smartphones auch Vorgänge zu Maschinen und Geräten über das mobile Endgerät.

Um Dateneingaben am Rechner mit Maus und Tastatur zu umgehen, gibt es ausgefeilte Technologien, die auch für den GaLaBau interessant sind:
Scannen (offline oder online): Scanner sammeln Daten (offline), die dann anschliessend ausgelesen werden. Oder sie arbeiten mit einer Direktanbindung über Bluetooth (online), sodass die Daten automatisch übermittelt werden. Manche Geräte können beides.
Scannen des EAN-13-Barcodes für Kleingeräte oder Lagerartikel: Zu den Posten in der Stammdatenliste gehört jeweils ein Barcode. Dieser ist auf Papier ausgedruckt, entweder auf einer Liste an der Ausgabe oder auch aufgeklebt als Etikett im Lagerregal. Bei Artikeln mit EAN-Codes seitens der Hersteller können diese ebenfalls für die Scannererfassung genutzt werden.
RFID (engl. «Radio Frequency Identification») für Maschinen und Geräte können mit RFID-Transpondern gekennzeichnet werden. Dafür werden entsprechende Chips, die den Code enthalten, an ihnen befestigt. Barcode und RFID werden häufig kombiniert eingesetzt.
NFC (engl. «Near Field Communication»): Mitarbeiter mit NFC-fähigem Handy lösen online Buchungen im System aus, indem sie ihr Handy in die Nähe des NFC-Chips des jeweiligen Gerätes bringen. Das NFC-Verfahren kann mit den GPS-Daten des mobilen Endgerätes gekoppelt werden.
GPS (engl. «Global Positioning System»): Daten-Logger in den Fahrzeugen und Maschinen zeichnen Orts- und Zeitdaten auf. Die Daten werden auf einen mit dem Internet verbundenen Rechner übertragen.

Wissen, wer was wo hat
Vivien Formann von der Firma Garten- und Landschaftsbau aus 25436 Heidgraben ist zufrieden mit Greenmave8 von Greenware. Die Firma mit zwölf Mitarbeitenden wollte beim Einsatz der neuen Geräteverwaltungssoftware eine «bessere Kontrolle» über den Fuhr- und Gerätepark: «Was ist wo?», und auch «Wer hat was?». Darauf gibt es nun immer eine Antwort. «Die Mitarbeiter sind dadurch aufmerksamer und passen auf die Sachen auf, sodass weniger weg kommt und möglichst nichts vergessen wird, weil jeder persönlich für die an ihn ausgegebenen Maschinen verantwortlich ist», erläutert Formann. Eine Zuordnung der erfassten Maschinendaten zu den jeweiligen Projekten, für die sie genutzt wurden, erfolgt nicht. Dies wird auch nicht angestrebt, ebenso keine Materialverwaltung. Praktisch erfolgt die Geräteverwaltung bei den Formanns so: Jeder Mitarbeiter hat eine Mitarbeiterkarte mit einem Chip, sodass er beim System identifiziert wird. Es gibt zudem zwei Mitarbeiter, die mit dem Scanner die Maschinen und Geräte ein- und auschecken. Dafür befindet sich auf jedem Gerät der RFID-Chip. Nach Erfahrung von Formann müssen die Chips fest mit Schrauben / Nieten an den Maschinen befestigt werden.

Datenerfassung via GPS «wie von selbst» mit der Software von Sorba
Das auf den Bausektor spezialisierte Softwarehaus Sorba, St. Gallen, bietet «Maschinenrapportierung wie von selbst» mittels GPS seit dem Jahr 2010 an. Die Maschinen werden dazu mit Daten-Loggern ausgestattet, die die Ortsdaten und den zeitlichen Verlauf aufzeichnen. Die Geräte sind wetterfest, vibrationssicher, hitzebeständig und robust. «Mit Sorba GPS wissen unsere Kunden, wo die Geräte  und  Maschinen stehen und wie diese ausgelastet sind», erläutert Produktmanager Urs Stäheli. «Gelöst haben wir auch die Anbindung an die Rapportierung.» Die Daten werden also nicht nur der geografischen Position zugeordnet, sondern auch den dortigen Projekten. So werden die Maschinenkosten auch gleich den einzelnen Baustellen zugerechnet. Schnittstellen bestehen zu anderen GPS-Systemen, denn oftmals ist GPS schon beim Kauf in einer Maschine integriert.

Mobile Erfassung: Wenn Maschinen und Geräte vor Ort ­getauscht werden
Die Übergabe von Maschinen und Geräten finden nicht nur auf dem Betriebshof statt. Oft tauschen Mitarbeiter oder Equipen Maschinen und Geräte direkt auf der Baustelle oder unterwegs und sparen sich so Fahrtzeit. Damit die Erfassung und Verwaltung von Maschinen und Geräten lückenlos vonstatten gehen kann, hat das Branchensoftwarehaus KS21 für diese Fälle die mobile Erfassung im Visier. Die bestehende Erfassung mit Scanner-systemen soll mit einer mobilen Geräte- und Maschinenerfassung ergänzt werden. Es wird sich um eine Erweiterung der bestehenden App aus dem Hause KS21 namens «GaLaMobil» handeln, die mit der Branchensoftware verknüpft ist. Missbrauch bei der Onlineerfassung wird durch die GPS-Funktion des Smartphones und durch ein «Quittieren» des Erhalts durch den Übernehmer der Maschine verhindert werden. Präsentiert wird die App-Erweiterung an der GaLaBau-Messe 2014 in Nürnberg.

Geräteverwaltung direkt am NFC-fähigen Diensthandy
Im April 2013 hat die virtic GmbH & Co. KG eine vollautomatisierte Geräteverwaltung per «Near Field Communication» (NFC) auf den Markt gebracht. Es handelt sich um eine Erweiterung der bestehenden mobilen Zeitwirtschaftslösung für Baubetriebe. Die Einsatzorte und Betriebszeiten von Werkzeugen, Maschinen und Fahrzeugen lassen sich dadurch auch von unterwegs dokumentieren. Jedes zu erfassende Gerät wird mit einem Chip ausgestattet. Hält ein Mitarbeiter sein NFC-fähiges Handy in einem Abstand von ca. 10 cm an ein Gerät heran, führt die mobile Zeitwirtschaftslösung virtic eine Buchung aus. Durch diese wird dokumentiert, um welches Gerät es sich handelt, welchem Projekt es zugeordnet und welcher Mitarbeiter verantwortlich ist. Auch die Übernahme von Maschinen durch einen Kollegen kann so dokumentiert werden: Bringt ein anderer Mitarbeiter sein Handy mit dem NFC-Chip der Maschine in Kontakt, wird die wechselnde Verantwortung automatisch aufgezeichnet. Hat der Mitarbeiter ein Gerät bereits übernommen, so kann er über sein Handydisplay zusätzlich den Einsatz- oder Arbeitsbeginn bzw. das Ende buchen. Die Daten sind über die internetbasierte Nutzeroberfläche «Cockpit» für die Verwaltung einsehbar. Ebenso werden direkt die richtigen Kostenstellen belastet.

Datenverwaltung mittels Sorba GPS

«Sorba GPS» ist in die Sorba-Gesamtlösung eingebettet, die vom Angebot bis zum Abschluss alle Phasen von Baugewerben computertechnisch unterstützt (weitere Infos siehe Beitrag). Sorba GPS kann auch als isolierte Lösung erworben werden. «Die Version 14 ist in der Entwicklung. Neu wird die Möglichkeit hinzukommen, die Mitarbeiter mit ‹Sendern› auszurüsten und die empfangenen Daten in der Rapportierung weiterzuverwenden», so Urs Stäheli. Auch Wartung und Service der Maschinen werden damit automatisch geplant werden können.
(Sorba EDV AG, St. Gallen, www.sorba.ch) Ch. Weiss